Client story Villiger konsolidiert mit Microsoft 365 Teams Produktivitätstools und optimiert standortübergreifend die Zusammenarbeit
Kundenprofil & Ausgangssituation
Die Villiger Söhne Holding AG mit Sitz in Pfeffikon (CH) ist ein international tätiger Tabakwarenhersteller. Das Familienunternehmen beschäftigt über 1.400 Mitarbeiter und produziert jährlich über 1,5 Milliarden Stück Zigarillos und Zigarren.
Die deutsche Tochtergesellschaft Villiger Söhne GmbH wollte die Vernetzung von Abteilungen und Standorten vorantreiben und wünschte eine Lösung, mit der sich das Dateiablage-System vereinheitlichen und der sichere interne und externe Austausch von Dateien vereinfachen ließ.
Als Lösung wurde die Einführung von Microsoft Teams für ca. 250 Mitarbeiter an den Standorten Waldshut-Tiengen und Bünde sowie im Schweizer Hauptsitz angestrebt.
Vorgehensweise
Im ersten Schritt implementierten die Insight Experten Microsoft Exchange Online und verknüpften dies mit dem lokalen Exchange E-Mail System zu einer hybriden Umgebung.
Im zweiten Schritt war die phasenweise Einführung von Microsoft Teams geplant. Dazu wurde zunächst ein zweitägiges Microsoft Teamwork Assessment durchgeführt, um einen fundierten Einblick in die Organisation, die (Arbeits-)Prozesse und spezifischen Anforderungen des Unternehmens Villiger zu erhalten. Darüber hinaus fand ein Microsoft Security Assessment statt.
Alle identifizierten potenziellen Bedrohungen wurden von den Insight Experten kategorisiert und zu einem umfassenden Sicherheitsfahrplan verarbeitet.
Eingesetzte Microsoft-Produkte:
Zusätzlich wurde ein Teams Proof of Concept (POC) durchgeführt. Zusammen mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterschiedlichster Abteilungen wurden in der Pilotphase zentrale Nutzungsszenarien betrachtet.
Teams wurde daraufhin planmäßig bereitgestellt - doch der COVID-Lockdown brachte im Frühjahr 2020 die vorgesehene Rollout-Roadmap durcheinander.
Positiv in dieses unerwarteten Situation war die Tatsache, dass Teams zumindest bereits vorhanden war. Wie das System im Detail genutzt werden konnte und sollte, war bis dahin aber noch nicht abschließend mit den Mitarbeitern abgestimmt.
Es galt daher, die ursprünglich vor Ort geplante Adoption & Change Management Maßnahmen remote durchzuführen. Mit Insight wurde umgehend eine angepasstes Einführungskonzept entwickelt, das der Situation gerecht wurde.
“Insight brachte viele innovative Ideen in das Projekt ein und begleitete uns zuverlässig durch den gesamten Migrationsprozess”
IT Manager, Villiger Söhne GmbH
Bereits bei den ersten Vorgesprächen waren erfahrene Adoption & Change Management (ACM) Consultants der Insight in das Projekt eingebunden. Sie begleiteten das Teamwork Assessment sowie den POC und berieten die Villiger Verantwortlichen hinsichtlich Kommunikation und Organisation während des gesamten Projektes.
Zudem entwickelten sie neben dem Standard-Handbuch eine Reihe individualisierter Anleitungen und korrdinierten die abschliessenden, remote durchgeführten Schulungen für Endanwender und IT-Mitarbeiter.
Ausgehend von Microsoft Teams wurde in zusätzlichen Webinaren auf die Integration weiterer Apps wie z.B. Microsoft Planner, Sway und OneNote eingegangen sowie durch die Power-Platform - und hier speziell durch Power Automate - die Möglichkeit zur Automatisierung von Business-Prozessen aufgezeigt.
ERGEBNIS UND AUSBLICK
Die Mitarbeiter bei Villiger können nun einfacher und strukturierter auf Dokumente zugreifen, gemeinsam und in Echtzeit an verschiedenen Projekten arbeiten und so deutlich schneller zu Ergebnissen kommen als vorher - ein echter Gewinn an Produktivität und Zeit. Weitere gemeinsame Kollaborationsprojekte sind bereits im Gespräch.
Ergebnisse
Die Workshops sowie der Proof of Concept zeichneten einen strukturierten, sicheren Weg in die Cloud.
Dank der erfolgreich durchgeführten Migration zu Exchange Online und Teams ist der Kunde nun zukunftssicher aufgestellt.
Das Insight Adoption und Change Programm half sowohl der IT als auch den Mitarbeitern, die neue Technologie bestmöglich einzusetzen.
Mit Microsoft Teams verläuft die Zusammenarbeit nun messbar schneller und unkomplizierter.
Villiger Söhne Holding AG
International tätiger Tabakwarenhersteller.
Familienunternehmen mit über 1.400 Mitarbeitern
www.villigercigars.com
